Zone Franche - blog de Gilles Martin

En avion, ça a l'air simple : Mesdames et Messieurs le commandant de bord et son équipage vous souhaitent bien venu à bord. On vous détaille les consignes de sécurité, puis les hotesses et les stewards sont à nos petits soins pendant tout le vol...C'est super...

Dans l'entreprise, c'est pas toujours aussi évident...L'étape de "on boarding" comme on dit, elle consiste souvent à laisser livrer à lui même l'employé tout nouvel embauché qui se présente dans son beau costume, un matin, pour ses premiers jours de travail...

Lou Gerstner raconte dans son livre "J'ai fait dansé les éléphants", comment il a été reçu, lui, le Président Monde de IBM, pour son premier jour, c'était un 1er Avril 1993 :

Quand il arrive, la porte d'entrée est fermée. A côté de la porte, il y a un lecteur de badges, mais, comme c'est son premier jour, il n'a pas encore son badge. Alors, il frappe sontre la porte en verre. Aprés quelques instants, une femme de ménage, à l'intérieur, le repère, et l'observe avec inquiétude et sceptiscisme; et finit par lui ouvrir, toujours un peu inquiète, et le suspectant d'être un intrus de l'extérieur...

Mais ces drôles d'accueils non préparés, on les retrouve dans de nombreuses histoires...Il est souvent amusant de se faire raconter ces premiers instants, voire de se rappeler des siens dans son entreprise. Souvent, le constat est désespérant : le "on boarding" ressemble à un gros système D, où chacun a intérêt à se débrouiller...

Le sujet devient un vrai problème quand on découvre, comme ICI, que 4% des nouvelles recrues ne reviennent pas la semaine suivante à cause d'un manque d'intégration !

En effet, entrer dans une entreprise, c'est déjà toute une histoire technologique aujourd'hui : les codes, les badges, les ordinateurs, les téléphones mobiles, codes de la photocipieuse,..oui, pour certainesz entreprises, comme les banques, ou sociétés informatiques, qui recrutent des milliers de personnes par an, c'est la galère...D'où les logiciels qui se proposent de les aider.

Mais, le vrai problème de "on boarding" auquel les outils et logiciels ne peuvent rien, il est plutôt d'ordre managérial, et là, le cafouillage devient un vrai délire...

Arnaud, jeune bloggueur entré fin décembre (le 26 décembre précisément, quelle idée !) m' a fait le scoop de m'envoyer son rapport d'étonnement, et de m'autoriser à en faire une utilisation pour ce post de blog...Merci Arnaud, pour ce témoignage de première main..

Alors, Arnaud, entré le 26 décembre, dans une entreprise qu'il appelle GBQPB (Grosse Boîte Qui Paye Bien), il a l'impression :

"...d'avoir été poussé dans le grand bain sans savoir nager.."

Le 26 décembre, il arrive, comme Gerstner chez IBM :

" On m'a préalablement communiqué le nom de la personne en charge de m'accueillir : ça commence bien !

J'arrive à l'accueil ponctuel, demande à la demoiselle de l'accueil de m'annoncer, mais cette personne n'existe pas ...Enfin, si, mais l'annuaire du Groupe est en panne...

Au final, la personne est en retard, elle a pris soin de m'envoyer une de ses homologues à sa place...

L'homologue me guide et me parle un peu d'elle.

Grand Chef arrive; présentation rapide de l'entreprise, rendez-vous avec les RH pour faire mon intégration administrative, retour dans le bureau du chef. Elle a pris des rendez-vous avec les personnes présentes, m'informe qu'elle me communiquera mes objectifs par mail, qu'elle reste disponible pour qu'on échange".

Et là, Arnaud va connaître un mois surprenant :

" Depuis ce jour, je ne l'ai revue que le 26 janvier,...

Et le pire, c'est le contenu du dialogue de ce chef "un mois aprés" :

"pour m'entendre dire que je n'avais pas été acteur de ma formation, de ma prise de poste, qu'elle attendait de moi beaucoup plus de formalisation de mes actions, qu'elle attendait mon plan d'actions équipe (qui a changé déjà deux fois), que mes chiffres soient ma priorité...

Eh ben...

Il le dit avec toute sa sincérité, Arnaud :

" Je me suis pris mon premier entretien avec mon N+1 dans le bide !"

Mais Arnaud (que je ne connais que par dialogue de blogs) m'a l'air tenace et pas du genre à se décourager :

" passons sur cette expérience regrettable qui dans un mois et demi, fin de ma période d'essai, sera un mauvais souvenir. J'ai déjà vécu une belle expérience humaine. J'ai rencontré mes collaborateurs, écouté, pris des notes sur les modes de fonctionnement de l'entreprise; j'ai aussi appris qu'il ne faut pas confondre ambiance conviviale et sentimentalité. "

Parce que, Arnaud, il pensait que si tout le monde a l'air cool dans la GBQPB, c'est qu'on s'aime, et il s'apperçoit que les codes, les rites, de son entreprise sont plus complexes et subtils que ça...

Il a découvert que ce qui fait qu'il s'intègre, c'est le système Débrouille. Il doit répondre aux questions des collaborateurs de son équipe, alors qu'il ne connaît qu'une toute petite partie des réponses. Et il se sent un peu paumé.

Alors il termine son rapport de Grand Etonnement pour moi avec un cri du coeur :

" Qu'est donc être un bon manager ?

Comment on reconnaît un bon manager ?

Et comment on mesure ma performance ?"

Et il me promet une suite : " Réponse le 26 février"...quel suspense...

Que dire de ce témoignage plein de sincérité et d'émotion ?

J'ai retrouvé quelques principes de "bonnes pratiques pour le On Boarding" que, manifestement, l'entreprise où a atterri Arnaud ne pratique pas trop.

C'est un papier de Victoria Reese, que l'on trouve ICI.

Alors, il faut faire quoi pour un bon "On Boarding" ? Quelques bonnes pratiques que je retiens de Victoria :

- minimum de perturbations sur les aspects administratifs : le badge pas prêt, la porte fermée, la personne qui doit recevoir est en retard : tout ça, c'est typiquement ce qui va faire mauvaise impression tout de suite ...(Là, l'entreprise d'Arnaud, elle a pas été top top...), Ce sont tous ces petits détails qui déconnent qui vont griper le système.

-  participation des collaborateurs clés : le process de "On Boarding" devrait associer les chefs, mais aussi les subordonnés, pour assurer la bonne intégration. Le programme de "On Boarding" doit donc prévoir que le nouvel embauché va rencontrer, ou au moins identifier, toutes les parties prenantes qui vont travailler dans son environnement..(là encore, Arnaud, il a pas été trop gâté)...Il faut aussi anticiper les conflits et difficultés : si le nouvel embauché succède à quelqu'un qui est parti en retraite, il est bon qu'il le sache, et comprenne le style auquel il va succéder...

- connaître ses pairs : il est important que le nouvel embauché connaisse et dialogue avec ses pairs, ceux qui comme lui sont des nouveaux embauchés; il va pouvoir échanger sur ses étonnements, et il va aussi pouvoir interroger ceux qui ont été embauchés un peu avant lui, et qui vont lui passer tous les bons trucs qui permettent de bien s'intégrer...(Arnaud, lui, il a l'air bien seul, et c'est moi qui déchiffre son rapport d'étonnement..);

- communiquer la culture : le nouvel embauché va devoir connaître la culture de l'entreprise où il arrive, et il est important de l'aider à la comprendre. Il est notamment utile de comprendre la culture de l'entreprise où il était avant, et de bien repérer, et lui communiquer, ce qui est différent dans l'entreprise où il arrive maintenant..C'est le genre de discussion utile sur les valeurs et la culture que doti faire le responsable hiérarchique (Arnaud, lui, il n'a eu droit qu'à la promesse qu'on lui communiquera les objectifs..."par mail" !!!).

- donner les bons feedbacks pendant les premières semaines (et pas attendre un mois..),

- aprés les feedbacks, faire le plan d'action pour permettre de poursuivre la bonne intégration..

Bon, en clair, ces bonnes pratiques sont des évidences, mais ne pas y penser, c'est prendre de gros risques sur le "On Boarding"...

Eh ho, Arnaud, ta GBQPB, si elle paye bien les Arnaud, elle devrait peut être aussi payer des consultants sympas pour être un peu plus pro dans le "On Boarding"...

Allez, bon courage...et bienvenue à bord des "Grosses Boîtes Qui sont pas trés Pro dans le On boarding"...

On se fait la suite le 26 février...